n 钟子磊

 

锺子磊会计师谈: 如何应付国税局查帐

 

锺子磊

★美国会计师协会成员

★加州注册会计师,

CPA执照号码97729

审稽员(Auditor)

★上海理工大学学士 

★加州国际大学硕士

 

你收到国税局IRS的信了,你会问自己,怎么办?国税局要查我的税吗?先不必惊慌,看清来信再说。

一、国税局通知(Notice)

(一) 你的来信右上角有否CPXXX两个字母,如果有,好消息,这不是查帐,只是一个电脑自动产生的通知,它是非常简单来处理的。有四类这样的通知:

1. 纠正错误通知

2. 罚款计算通知

3. 利息计算通知

4. 少付税通知

虽然这不是查帐,只是通知,但你仍然要及时回复,否则,这个通知上列明的次日会成为永久性的记录。如果你认为自己有困难来处理这类事情,请委托你的会计师或其他专业会计师为你处理。会计师为你省下的时间和金钱,通常多於你自己做又做错产生的时间和金钱的费用。

二、通信查帐(Correspondence Audit)

(二) 如果你收到的信有如下内容:

Dear Mr. Or Ms:

We‘re examining your Income Tax Return. We need you to provide and verify the following checked items claimed on your return……

TSchedule C

如果你收到以上来信,那么你收到了国税局的通讯查帐通知。通讯查帐是各种查帐当中最简单的,你不必和国税局的审计员面对面。通讯查帐通常用来比较直接的事情。比如,国税局可能要求你寄出一段时间你买卖股票的记录来确认你的盈收是否属实,如果你有买卖股票。或者会要求你提供公证行(Escrow)的Closing Statement结算单,如果你有买卖房屋的话,而且修改过的税表1040X通常通过通信来验证。

通常有三种通信查帐:

1. 问答式和Checkbox

2. 检验清单和Checkbox

3. 建议改变

对於第一类和第二类,你需要寄给国税局所列的项目并回答是否属实。对於第三类,税务局已确定他们会改变你的税表而不需你来确认。对於第一类、第二类通信查帐清单和Checkbox已指明你需要提供的文件,在寄出之前要做复印留底,邮寄最好用Certified Mail,带有签字回执。

寄给国税局的文件只要用复印件即可,原件要自己保留,万一原件寄给了国税局,你将永远要不回来了。给国税局通信一定要写一个Cover Letter上面。如果你仍有问题,你可以上网:www.irs.gov或电:1-800-829-1040,耐心等待,或把你的麻烦交给你的会计师。

三、国税局办公室查帐(Office Audit)

(三) 如果你收到信上有数字2202,那么你收到一个到国税局办公室去的查帐。你将会和IRS查帐员面对面交流。办公室查帐是最普遍的查帐,大约50%的查帐会在国税局办公室进行。具体查帐内容已在国税局给你的信中列明。在信中,国税局建议一个时间和日期请你去国税局的办公室去查帐,或者信上要求你打个电话来预约会面。在以上两种情况你都必须打电话给国税局,确认时间和日期。

下一步是要将信上要求的项目圈起来,找出与你的记录有关的文件,编号整理分类,同时复印留底。在国税局办公室的审查,你只需要准备和信件有关的问题,其它的不必准备。一旦审计开始,你必须建立你的可信度,如果你向国税局审记员说一次谎,他可能永远都不再相信你的话。如果对於相关问题你不能回答或不确定,告诉他事实,并回答你不知道或你不确定。你也可以要求更多时间来准备,但一定要记清要跟踪的每一件事情。

如果你确定你税表上的问题是事实,国税局犯了错误,你当然要为自己辨护。如果你能用事实和文件来证明,那你将立於不败之地。比如很多人都会收到1099表,很多人都会有减掉很多费用,这些通常会列在税表1040 Schedulec。这些费用必须被证明是合理和必要的。又比如某大会计师为某大富翁报税时,为了能减税,用汽车费用来递减,因为一英哩可以减少0.48的收入,於是会计师设计了巨大的抵税额,但国税局推算回来发现该富翁需要每天开车二千英哩才能抵掉这些费用,因此成了笑话。
如果你丢失了某些文件,也不必惊慌。你可以有各种各样的方式来弥补。如果你是公司老板,七十五美金以下的报销可以不用收据。如果有大宗开销而记录又在大火或搬家中丢失,你可以找到相关信件或任何与此有关的东西来代替。比如你有装修办公室,而装修的文件和承包商都不见了,你可以用图片来代替,也可以用和房东的通信往来证明费用。

审讯员通常会问你一个问题:“你的收入都有报吗?”

如果没有,不必为它争辨,承认你没有报的部分。通常人们会忘记利息和1099所得,如果你的W-2或1099有错误,或国税局有错误,你可以要求时间来改动它。

不要认为你没有任何收入就不必报税,如果你报的收入接近贫困线,国税局审证员会问你是如何生活的?所以你要向国税局讲明你的存款、亲属帮助、残障生病补助金和其它不必报税的收入。以下几点也需注意:

负担(Dependent)免税额

1.如果你将你父母做为你的负担,那么你必须能证明你有提供他们50%的生活费用。同样,如果你是离婚的父母,但宣称孩子是你的负担,你也许要证明你有权这样做。比如要出示付给小孩的抚养费的银行回抵支票以及离婚协议中谁抚养小孩。

2. 如果你宣称盗窃损失

你必须能证明明所有清单上的东西用报警报告、相片、购买收据和保险索陪单据。

3. 慈善捐款

以前国税局对此要求较松,但现在要求较严,最好用支票来做善事而不要用现金。

4. 雇主不返还的雇员费用

如果你不是自雇,即你有w-2表。但你罗列了一些如汽车、旅行或家庭办公室的费用,国税局对此非常计较和持怀疑态度。如果你的雇主不返还此类费用的话,一定要有书面证明。我所做过的审记就有很多此类。我服务的报税人被要求证明所有的汽车费用。一年365天,每一天的活动目的地,旅馆的收据、餐馆的费用等等,非常麻烦。

5. 如果你用综合抵税额

如果你不用标准抵税额而用综合抵税额,你要将所有的房屋利息1098表、地产税的单据及自付保险单的金额列清,准备好并留存五年。

四、在报税人的公司或家庭查帐(Field Audit)

如果你收到的国税局信上有“3253”数字,那么你收到了国税局要到你的公司或家里查帐的通知。这种查帐称做Field Audit。许多收到这种查帐的是一些国税局怀疑没有全部申报所得的雇主和将家庭费用或个人费用当做公司费用的小雇主。因此,Field Audit集中在没有申报的收入,确认公司费用是否正确,卖掉公司资产,出租房屋收入及将雇员定义成承包商或将承包商当成雇员。

对於此类查帐,准备方式和以上二类和三类一样,首先要预约时间,预约时间时,请要求至少一至二个月来准备,这样你才能有足够的时间。如果你有自己的会计师,请你的会计师为你准备一切,但你需要签一份委托书,Power of Attorney,这样你的会计师就可以为你做一切了。

如果你不想请会计师,你要自己细心研究自己的1040税表或公司的1120表。

请切记,国税局选上审核你和你的公司,不是任意或随意的,一定是税表上的东西引起了他们的注意。这种Field Audit最难准备,因为国税局并不告诉你他们将查什么。他们将会查所有收入和支出。但易被查的行业都大致有谱:如餐馆、加油站、带有餐厅的旅馆、赌场、律师、音乐制作公司、连续亏损数年却仍在经营的公司、以前盈利但去年报亏损却拿到或想拿到退税垮支票的个人或公司、有很大的Schedual C费用抵减的个人等。当然远不止这些,这只是我本人的经验。

同样,准备审核的方式和以上都一样,要有次序,要将文件准备得井井有条。同时要知道,国税局审计员要看的是什么,请到www.irs.gov,找到Form4700和Form4700 Business Supplement,然后你就会学到很多心得体会。最最重要的一点,要让国税局确信你是诚实的,你的会计师是诚实的。

最好的对付查税的办法是不被查税。所以请专业和认真的会计师把你的税做好,做准确是最好的预防办法。不要为了省税和退税,编造一些费用和减税项目而得不偿失。

锺子磊会计师事务所电话:

1-800-309-6890;传真:626-608-0389

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