钟子磊会计师谈国税局的查税流程

卓蕾:各位观众,我是卓蕾 Juliet。今天我们跟您谈谈报税的事儿,当然还有就是如何应付国税局的查账。我们今天请到的是钟子磊会计师。钟会计师您好。说到国税局查账,经历过的朋友可能有些头痛,那么有的案子大一些,有的容易处理或者是这个小的、大的都不一定。那如果说国税局查账的话,他是可以前三年的对不对?

钟会计师:是的。首先谢谢卓蕾给我这个机会,也谢谢观众朋友们。查税主要是有一个Statue of Limitation,也就是时间限制。就是报完税之后的三年之内他可以查你,那超过这三年呢他就不能再查你了。
卓蕾:那也就是说你报的税如果他觉得有问题他会查,那还有一类人,就是好多年都不报税。
钟会计师:那当然会查你,会催你。一定会查。

卓蕾:可是通常我们不是说,差不多你4月份该报个人税了,然后你就是延期嘛,但是你钱得先交,延到10月15日,难道真的是有人一年两年都不报税?那么他们不报税的原因又是什么呢?

钟会计师:各种各样。首先有的人他认为他自己没有收入,那他就不报。但是呢他自己又有房产,房产就会有一个1098表会报到国税局去,州那边也会知道。那么如果你不报,国税局就会说,哎你怎么不报呢,你有房产,那你是怎么生活的、生存的呢?他就会怀疑你,就会叫你报。有的人5年没报,我现在还在把5年之前的,02年的还在帮他们报。

卓蕾:那也是因为您是高手,做的好。

钟会计师:我是解决别人的难题,总是解决一些难题。

卓蕾:解决难题的专家。是有这样的人,来了买了房子,就会有刚才说的。

钟会计师:1098表。

卓蕾:然后又觉得说反正我可能是国内其它地方带来的钱,但是我在这边没有收入,那么就干脆不管它,其实不管它是不好的。

钟会计师:是不行的。你一定要报,而且是要解释清楚。你在美国有贷款,特别是贷款买房,它每一次是要付利息的。可是你又没有存款利息,存款会有一个1099表。你没有存款又有贷款,又要付利息,那么你就会收到国税局的查税通知。这就是说你没有收入也会被国税局查税,不是说只有收入高才会被查税,没有收入也会被查。

卓蕾:好了,那我们就来说一下国税局查税的几种办法。一个呢就是到他那儿去,还有呢就是他到你这儿来,还有就是通讯查账,还有一个呢就是直接通知您,说我觉得有问题,现在我调整过来的是这样,你看你接受不接受。那我们就一个一个跟大家说一下好了。

钟会计师:你现在已经是专家了。

卓蕾:跟您学嘛。

钟会计师:是四种。你说的我倒回来说呢,就是第一种叫做Notice。你看到你收到的信以后,有个CP什么什么Number,比如5200、3400,那么这个CP的意思就是Computer Processing,就是电脑查到的你。

卓蕾:这个不用太紧张是不是?

钟会计师:你不用太紧张,这个东西呢可能是国税局的错误,也可能是你自己的错误。比方说你有股票,你忘记报了,那么国税局当然会查到你,那么这就叫做Computer Processing的一种Notice。那么你收到以后呢要赶快把它处理掉。比方说有人收到1099,他收到好多公司的1099,那么他忘记其中一个,国税局就会给你写信,说你忘记报一个,我现在给你加税了,你同意不同意。如果你同意了,那OK,你Pay 吧,如果你不同意,你要怎么处理,如果你部分同意,你怎么样处理,他都有给你一个详细的说明。这就是到Notice,第一种。不用紧张,但你一定要请专家给你处理掉,比方说你有个1099表,一万块钱,那么它给你加税加15.3 percent,这是自雇税。

卓蕾:不合理的找专家来处理。

钟会计师:你没有抵呀,你要抵一抵你不用报这么多税呀,你没请专家给你报嘛,没抵掉那些费用嘛,你当然要请专家做了。那第二种就是叫作Correspondence。我怀疑你的车马费报的太高了,比方说有的人开车一年报汽车费2万块。2万块你要开4万哩。你知道有些房地产经纪确实开的很多,那么开很多报很多,但是呢国税局查你时要你说明某年月日你到哪里去了,接待哪个客户,你有没有你的Diary,或者你的Trip Log什么的。或者你开卡车的开车司机,到哪个州去,你报的旅费,那么Travel有没有这种证据,这就是第二种,Correspondence,叫你提供证据。

卓蕾:所以这种,就是您刚才说的那几类人的话,大家一定要做好一些记录。如果说有Mileage很高,要用这个来抵税的话,大家就要小心点了。

钟会计师:全部都要有Proof,但是会计师给你报税,我给他们报税,都是要有你的真凭实据。我不是说你给我写写吧,我乱报,等查税的时候你不要找我。找到我的客户全都是他的会计师不太愿意帮他去查税。不是说会计师胆小而是他不舒服,所以还有的会计师给你签一个协议说是你提供的东西,跟我会计师无关,有的会计师为了保护自己还这样子签。这就是前两种报税。

卓蕾:那么钟会计师,您说到会计师对国税局的查税员有的时候,其实好多会计师都蛮怕国税局的查税员,当然,您说,也有国税局的查税员怕会计师的。像您说您帮您的客人就停止了一个要付几十万元钱的案子。

钟会计师:是的。这是互相的,有的会计师报税报得本来就不舒服,所以他很怕和国税局查税员打交道,同时呢,Auditor查到你以后,他也很害怕你雇一个比较难缠的会计师和他纠缠下去,他永远结不了案子,那么我是有很多这样的案子了,客人一给我签了2848授权委托书,我一传真给这些查账员,所有的Auditor都会小心注意,我们不能贬低Auditor的水平,他们查账是很有一套,但他们大部分都不是CPA,那么你CPA 学过很多知识,在(会计)知识方面比Auditor要好很多。

那么你说他(客人)的账做的不好,你CPA可以把账重新做一遍,那Auditor不一定有这个水平给你重做一遍账,所以有的方面叫做overwhelming,就像律师打官司一样,互相之间不知道谁输谁赢,那么你要有胆量敢和对方律师deal,最后决定不是律师怎么样,procedure当然你做对了,但是要Jury来做决定的,所以你不用怕,而且我们呢,我们会计师更有把握,是靠你的资料,是你的银行对帐单, 那些发票,购货单据,回笼支票等, 我们用这些来说服这些查账员, 所以他们拿我们比较难缠的会计师也没有办法。

卓蕾:但是我相信您也有头痛的时候,就是遇到客人老是提供不了资料的时候,您也会头痛, 所以一再要求大家把资料都做好,保存好。

钟会计师:对,就像一些通讯查账,, 有的时候国税局要求你提供某年月日到什么地方去的证明,他没有,但现写,现写有时候呢,国税局要你Substantiate it, 要你把他说明出来你去了,比分说你去华盛顿参加一个会议,你说有travel expense, 那你要有飞机票啊,有旅馆费啊,要证明出来。

卓蕾:时间长了很多东西会记不住的。

钟会计师: 对,所以你必须有这些证据,你自己的客人要准备好,你提供不了的。

卓蕾: 好,我们来说如何应对第三种,就是说如果遇到查账的话,是请你到国税局的办公室查账。
钟会计师: 对,我在洛杉矶去的两个最多的地方,大家都知道, 9350 Flair Drive, El Monte, 另外一个地方是 30 North Los Angeles Street, 就是移民局大楼, 那么这两个地方都是查税的地方, 我有时候在这个楼, 有的时候在那个楼, 那么9350 Flair Drive是从3楼到5楼,那么另一个地方的就在5楼,Appeal的也在那里,查税的时候呢,这两个地方我带客人去,或者客人忙, 我就让他们不去了, 我就直接代替他们和国税局deal,就是这两个地方, 这就叫做到国税局去查,叫Office Audit。
但是我为什么要带客人呢, 因为客人给我的资料我自己都翻不出来。所以我要带他们去,让他们翻,我说,他要这个东西,你给我翻出来,他要那个东西, 你要翻出来。 那么我要是翻他的资料就不会了。所以我一般会让他们带去, 除非有问题的话呢, 那没有问题的话很清楚的,我就不让他们去了, Appeal的话我就直接自己去了。

卓蕾: 好,那还有就是国税局到办公室来查账,那就比较辛苦了,到办公室来。

钟会计师: 国税局到你办公室来查账, 你是大公司,你退了一百万的退税支票,那么通常国税局都会派个人来到你公司来查一查看看,看看你的收入是不是都报了,看看你的费用是不是都报了,那么这种情况呢就到你的办公室。他告诉你什么呢?他什么都不告诉你。他说,我来看看你的帐,而不是说我要查你什么什么,像一些Office Audit, 请带你的Other Expense,注意其它费用这是最容易被查的几个地方。什么Auto啊,Travel啊,Uniform,千万注意这些东西,那么这些东西你好提供了,但我到你们公司去查的时候,我不告诉你了, 我就是看看你的总帐, 看完以后都拿走以后, 我再回来再找你毛病,就这种最怕的就是到你Office不告诉你什么,但是这时候他已经知道了你改税了,或者是得到了退税支票了,那么他会查你, 这就是比较头痛的事情。

卓蕾:好,那您今天要和我们观众说的是如何应对查帐, 有哪几点要特别注意呢。

钟会计师:特别注意的就是要保留好自己的记录,如果你开车有汽车的Mileage,你要记好,如果你有Travel,你一定要把机票, 比方说,特别有好多人要到中国去, 那么到中国去呢,就要留好这些记录,留好这些记录一定要有目的,不是说随便我玩一玩我也可以报销。

卓蕾: 好的, 那么当然最重要的是, 遇到国税局来查帐的时候一定要回应他们, 不管是自己怎么样做, 找您的会计师或者是请教任何人一定要做出一个很正确的, 很及时的回应。

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