钟子磊会计师谈:会计师到底能怎样帮助你和你的公司?

  

    1. 大家都知道会计师能帮你报税,好点的会计师能帮你省税,他除了这些事情之外,还能帮你些什么呢?
他还能帮你公司融资,帮你公司上市IPO。有些老板讲我们不要做那么大,我们不要IPO上市,即使借壳上市或买壳上市也是长远的事,我们只要求把自己的小公司经营好,多赚钱。我的客人也都是中小型企业,虽有在操作上市的, 但都在初级阶段,还有一段路要走。我们还是从零开始谈起, 才能靠近贴近大家。夸夸其谈就又像回到中国大企业一样,我们大家都不能做 ”半年不开张,开张吃半年” 的工作。
    会计师帮有的老板从自雇转成有限股份公司C型和S型,这位老板已经前进了一大步。因为以前做自雇时, 责任是无限的,买货,和房东签约都是自己的名下。如果生意不好, 还不起贷款,付不起房租,债主可以追到你个人头上,你的房子,银行存款,车子,退休金等都是讨债的目标。成立了有限公司后,债务的责任到公司为止,债主追债只能有限到公司,这就是最大的好处,是法律上的好处。不要认为加州政府收你 $800 是多余的。$800是一个壳,保护你成千上万的财产。成立有限公司不只是为了好算帐。我每次讲话都很新鲜,好像教大家逃避法律责任一样, 但这也是你最想听的。你的律师你麻烦不起,你的会计师只给你记账报税,谁给你讲最能帮助你的话呢?没有人, 这就是大家的为难之处。找不到一个可以相信和能解答疑难问题的会计师,尽管所谓会计师很多,资格很老,派头很大。
    2. 有的想做老板的和刚做老板的人也许急着想知道,会计师能帮点什么?钟会计师能建议点什么?
    1) 公司成立后,你开了银行账号,自己借给公司的钱怎样办?但在这之前你为公司花了很多钱?这钱怎么算,怎么办?
这些钱是开办费用, 清理发票有多少,开一张或几张支票还给自己,自己拿到了自己垫付的钱,费用也有入到了公司帐里面。
即使公司也没钱还你, 也要做帐,做成股东借贷(Loan from shareholder)给公司;将来公司赚到钱以后再还给自己时就不必算作成自己的收入,不缴税。
    2) 留存好银行对帐单和回笼支票.
    税是如何报出来的?查税查什么东西?
    有的老板讲,税是按照我给会计师写的损益表报的,查税查什么我就不知道了。这就是大家的误区。报税不能按照你写的东西报,要按银行对帐单来报,查税查什么呢?第一个文件就是银行对帐单;第二个呢?是银行的回笼支票。
建议:保存好银行对帐单和回笼支票。如果你的银行不提供回笼支票而要收费,你也要多缴点钱要到,然后给会计师。因为你自己留的支票存根可能不全。另外,如果你的帐单的支票月底不是当月的最后一天,建议你到银行去改成最后一天,这样记账报税比较方便。
    3) 买一个会计软件来记账:
    如果你是小公司,也对电脑不太熟悉,保存好银行对帐单和回笼支票是唯一的办法。但对大多数公司老板来讲,大家都想发展,所以买个会计软件来记账是必须的。如QUICKBOOKS, PEACH TREE, ACCPAC(SBT), MAS90, 200. OMS,SAP, PEOPLESOFT, ORACLE FINANCIALE,有大有小。
    4) 会计软件可以做什么?
    它可以帮你开发票(invoice),出货单(sales order),装箱单(packing list),购货单(purchase order),管理存货(inventory),也能开支票( write checks), 对帐(bank reconciliation),发薪水( payroll)。
做以上工作时,电脑会自动将你的总账(general ledger)做好;如果你设的科目正确,你的资产负债表Balance sheet和损益表 Income Statement就自动做出来了。报税需要的就是这两个表,查税查的就是总帐。你的所有发票,支票和银行对帐单就是证据(supporting documents)。你什么都有了.
    3. 现金管理(最易被查税的地方)
    政府最恨的是地下经济(underground economy),如走私毒品,色情业,地下银行和放高利贷,赌博等。因为无税可收,无据可查。碰巧我们有些老板也喜欢用现金。一是自己方便,到消费的地方不留痕迹,再就是客户要求给现金。对第一种情况,你有你的道理,对第二种情况你可以不必给客户这么大的方便。给现金,但要求填W-9表。年终发1099表。如果实在拗不过,你可以用支票写上cash,在备注上写上对方的名目来防止查帐。否则,国税局查到后算到你个人的收入头上,缴所得税,要多麻烦有多麻烦。缴税多到你吐血。还有的老板提领现金是为公,加油,吃饭,但在这种情况下要从公司开领支票报销,在支票上写清还款费用(reimbursement),因为数字不是整数,而且有凭证收据,国税局不会找你麻烦,但现金或ATM提款被国税局归为老板提钱(owner withdraw)而不算是费用。
    4. 多发薪水,少发1099费用。
    很多公司为了省薪资税,给打工的人发1099表,不发薪水扣税。好处明显,省了社安税social security tax和医保税Medicare tax,加上劳工保险 (workers’ compensation insurance)。特别是卡车公司,老板不会给你发薪水,因为那样劳工保险和社会安全税就会让大家破产。但你不是卡车公司,你的员工是办公室员工性质的,你就没有必要省下7.65%的社安税和医保税,因为一旦有麻烦和官司,员工翻脸不认人时,说你不给他或她报税,老板通常会被罚而不是员工。所以得不偿失。除了考虑一部分薪水外,如果是1099工作人员,最好请律师起草合同双方签字,以备将来用到,而且一定会用到。
    5. 各种证照一定要齐全。我们华人居住的大部分都有市政厅,所以生意除了州政府的注册文件,郡政府的注册文件外,市政府的执照也要备齐。因为市政府,卫生局,消防局和警察局是最易给你添麻烦的。特别是华人经营的一些易被歧视的行业,如美容指压更要防止地方政府的取缔和添乱。做为老板为了生存,员工的记录一定要准备好,随时备查。说句难听的话,员工的假证件你也要拿起来装傻(play dumb)保护你自己。
    6. 薪资税(payroll tax)扣了一定要交,销售税(sales tax)收了一定要交。
有的老板扣了员工的税,因为生意不好,生意关门,心想各种税也不用缴了,可以逃了。但请切记薪资税和销售税你是不能逃的。因为这些税是预扣的,扣完之后,公司只是个代理,然后要交出。如果你不交出去,将来会变成civil penalty,加码后会到你个人头上去。我现在有个别客人2004年的薪资税还在被追讨中(非本人以前的老客人)。销售税也是一样的道理。
    7. 报税要合理。
    报税一定要合理。个人税大家都知道什么叫合理。即你不可能住在美国不赚钱却交得起高额银行房贷利息贷款,(有存款者除外),你公司不可能长期存在却在赔钱。销售税也是这样。你是个餐馆,销售税报了一月 $925,倒算你的销售额是$10000, 但是你的购买额是$20000,难道你买了东西,自己餐馆都自己吃了,没有卖。这就是不合理。
    8. 防止税局去找第三者供应商。
    很多小商店,酒店,99 cents 商店没有电脑,都是现金进出,不好查买卖,所以很多老板报销售税是随意的。生意做的很大,销售税却报的很少。销售税局查帐时装傻账目不清,但聪明的查帐员只从你处拿到一个供货商的名单就走了。过几天,他却拿着你商店的明细回来了,证明你几年来从供货商买了多少货,加上你的利润率,乘以税率,证明你少缴税8.9万元 , 让你无处可逃。不要认为我们老中很聪明,我们是聪明,小聪明,在法律和事实面前,聪明不值钱。
    9. 小额现金也有漏洞
    医生和牙医都是从保险公司拿钱,年终拿1099表。收入在1099上没有什么变化。唯一可以动的只有病人自付额 (co-pay)。诊所经常少报或不报这笔费用,但国税局对高收入的人查个人税会转弯抹角到此处。你忘记的他们没忘,都会给你捡出来。即使 你讲你的收据本丢了,从客户登记名录也会找出来人数,他们不傻。
    10. 律师和及其它行业
    他们会收到很多现金和支票,有时也不让同伙(partner)知道,但现金还是要存起来,不存公司,存个人户头好了。但查税的时候,个人户头的钱多于公司的薪水加1099表加k-1,钱多了,税局怎么处理?算作你的自雇收入,补缴税。不要认为你是律师,没人愿查你。国税局有一批人专吃律师的肉。有的律师看到此会骂我笨,说我怎么会存银行呢,我都存起来买游艇了;对了,国税局有时要求到你家看看,就是看看你是否有游艇在你家Newport beach 后院的港湾里。(如果你是律师正好住在此处,本人纯属虚构,不要告我)会计师也一样。
    11. 各种政治人物,社团包括宗教领袖的收入。
    有的政治任务或社团领袖总是有人捐钱给自己。首先,接受的捐款都是其它收入要缴税的。当然这些政治人物或社团领袖也有自己的非盈利组织,让你把钱或支票付给该组织。这样他或她个人账号上是没有钱的,但他有豪宅,名车和微薄的薪水。这些人被查到税时,往往想利用政治影响,但在美国通过作用不大,还是只有会计师能帮忙。
    12. 非盈利组织(Nonprofit organization)一定要把免税手续办完整。
    一定要填1023表给国税局,在加州要填3500表申请免税。有了免税的批文(政治团体除外),你才能给别人收据讲你们可以用此抵税。但3500表和1023表是非常难批的两个文件。很多的著名律师办此都被卡在那里,还得来找我这个小会计师去补件(大会计师因麻烦不做),在这一点上,我比他们牛,会做。但想想,国税局批了你等于给了你这个组织授权其它人可以 从他们那里拿钱走的权利,会痛快给你吗?加州州税局FTB每年免掉你 $800,十年就是$8000,他们都非常不情愿,所以非盈利组织一定要把免税手续办完。
    13. 非盈利组织的联邦税990 表是一定要每年报的。加州州税如果不超过$25,000收入不必报109表,但私人基金会(Private foundation)的资讯表(information return )199 表即使没有任何经营也要报,外加$15元费用。如果过期的话要交 $25加上$40罚款。如若不能,免税资格会被废掉。
    我写的文章有时又臭又长,但是臭豆腐的臭,味臭口香,最重要的是有用处。因篇幅所限,只能写到此,下次再谈。

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