钟子磊会计师谈:浅谈美国会计软件

  

美国的会计软件有很多种类。但实际上共分两大类,一系列是大公司用的,如PeopleSoft,SAP,ORACLE Financials IBM AS400等;二是中小型公司用的ACCPAC, SAGE的MAS系列MAS 90, MAS200, MAS 500, Solomen, Peachtree, QuickBooks等等。这里特别要提到的是一个华人老板开发的会计软件叫OMS(Office Master System),他的缺点我不敢提,但优点非常多,特别是存货系统。

会计软件什么是大的,什么是小的?大的意思是很多使用者(USER)可以同时用,很多使用者(USER)可以同时用一个部分(Modual);数字可以很大,不受限制。小的软件是指有限的使用者使用有限的部分。举例说明是指小软件如QuickBooks 2010version,数字只能是9,999,999,999,999.99。而大的软件是不受限制或限制的数字比这个要大很多。Peachtree的数字就更受限制,更小了。

QuickBooks的一个会计部分,如应收帐款或应付帐款,同时只能有一个使用者做一件事,而不能有两个使用者同时做同一件事情。如你在把收到的客户支票付掉客户的发票的同时,不能有第二个人做同一件事情。而大的会计软件不受这个限制。

二, 我这样越讲,大家越糊涂,那么我就举例说明会计软件的用途和如何使用。以QuickBooks为例:

1,会计软件是记账用的。现在即使最小的QuickBooks软件也已变得功能很强。它主要有Premiere Version和Enterprise Version。主要部分有客户中心 (Customer Center), 供货商中心 (Vendor Center), 员工中心 (Employee Center), 银行中心 (Banking) 和报表中心(Report Center)。

2,客户中心 (Customer Center)

主要用途是制作销售订单(Sales Order)和销售发票 (invoices), 另外可以用于接收客户的付款 (Receive Payment)和管理存货 (inventory). 万事开头难,管理存货是第一步,如果没有存货,你仍然要建一些Item (项目), 比如你是做服务的律师,你收客户三万元做投资移民,你就要做一个 项目(Item)叫做“投资移民”,收费三万,下次另做一个客人也是做同样的事情,你就不用再做项目 (Item)了,因为电脑已经记住了。可以永远重复使用了。同时在做发票的同时,客户(Customer)的信息也入进去了,客户也建立了。如果你是买卖货物的贸易公司,你就要把你所有的存货在QuickBooks中建立起来,这样有了客户,有了存货,你就很容易做发票了。有了发票,就可以让客户付钱。付钱之前如果你到报表中心(Report Center) 还可以印应收帐款报表 (Accounts Receivable Aging Report), 你可以知道有多少客户欠你的钱,每个客户分别欠多少,已欠了多久了。我们以后详细谈。如果此时收到钱,就要开始把客户的发票销掉,但你如果此时会计的科目没有设定好,你还是不能做这件事。

3,会计科目。

这个是会计软件中最最重要的。以QuickBooks为例,科目的设立是所有事情的第一步。设立科目要懂最基本的会计原理,即资产和负债及股本(Assets Liability 和 Equity)。如果你的会计小姐不懂,请你的会计师来帮你做。如果你的会计师不懂如何设置QuickBooks的科目,也不会QuickBooks,那你要找一位既是会计师也懂QuickBooks或你的会计软件的人来做。如果你是刚开始用软件,但公司已成立几年,也报过税了,那么要把你1120税表上的资产负债表(Balance Sheet) 来做到你的会计软件或QuickBooks当中去。这样你就有了Trial Balance, Beginning Balance,你就可以做应收装款,应付帐款,也可以做银行管理和对账了。

4,员工中心 (Employee Center)

员工中心主要是发工资用的。首先要让员工填一个W-4 (payroll) 表,入到Employee Center这样才能开始做工资。通常这部分在QuickBooks中要单独购买,而且每年要更新税表,因为不但国税局的,州税局的税率也在变,你的公司的税率(加州EDD)也在变。这样如果你的工资是一月一发,你要每月做一次payroll,而每三个月你要做一次季度报表(Quarter End),以加州为例要做941, DE9, DE9C,DE88等等表。其中941表中税如果超过$2500一个季度,你要每月都要用EFTPS报出。如果DE88中的加州预扣税(SWI)超过$250,你的DE88税也要赶快寄出。现在国税局和EDD都是穷凶极恶的在讨税,晚一点就罚钱。而且现在缴税都要用EFTPS,钱超过了$2500都无处可寄,无银行可存,国税局改革的过了头。为了省事,让要交税的报税人去头痛,去麻烦。当然你如果找payroll公司,或会计师做工资,你会省去在QuickBooks中的麻烦。

5,供货商中心 (Vendor Center)

供货商中心主要是用来入供货商的账单(Enter Bills)和付供货商的账单(Pay Bills),另外还可以在年终做1099表。在此我直接付账单就可以了,为何还有一个入账单的方式呢?这就用到了一个最基本的会计记账法。累计记账法(Accrual)。有的公司一个会计师给他报了很多税,但经过另外一个会计师调整,却又退回来了很多税回来。为什么?因为第一个会计师没有在年终累计费用和成本,也可能是你的内部的会计人员没有累计,没有做Enter Bills,所以说你雇员工一定要雇合格的,不要只图便宜而给你造成损失。雇会计师更是这样,当然我这个会计师虽然便宜,但很称职,会给你省税省钱,但不一定会恭维你。总之,把账单入了以后,成本和费用才可以增加,而且可以真实反映你的盈利和亏损。这样,你也能在报表中心(Report Center)看到应付账款(Accounts Payable Aging Report)。知道你欠谁多少钱,已欠了多久, 什么时候到期。

6,银行中心 (Banking)

打了发票之后,应收帐款就有了。收到了支票或现金后,应收帐款就消失了。但不会自动,要你做进去(Apply)。 QuickBooks已把会计的工作简化了很多很多。比如开发票,实际上是四个科目的变化,应收增加,销售盈利增加,存货减少,成本增加。在QuickBooks中只要在发票处打一个数字,找对客户和存货,工作就完成了。所以很多老板不请我们大学或研究所毕业的毕业生就是这个道理,很简单。而且很多毕业的大学生和研究生反倒不会用会计软件,不会用QuickBooks做事。在洛杉矶的会计师有几个教QuickBooks的,你们大学生应该去学学,因为你们大学毕业生和研究所把简历写得再好,不会用基本的会计软件,老板请你们用不上,而且你是伯克莱加大毕业的心高气傲,经常嘴上讲着Google, face book, so what之类的词,不肯屈尊就职到小公司,特别是中国大陆的学生,手更低,不好用。包括我自己,也是被老板骂出来的。我做过服务生,我的老板的名言是,“你们这些研究生读这么多书,还不是给我一高中毕业的打工。”事实上,他高中没毕业,还提高了自己学历。扯远了,一句话学会计要理论和实际结合。经验比学历重要,还是那句话,这不是在中国。中国各省市到美国招收人才,全是招有博士学位的工科人才,请这些人带回去技术,去修高铁,做实验,搞太阳能。从不请几个美国华人律师去参政,搞改革,请几个会计师去改税法,改变社会。所以高铁速度再快,社会也快不起来。你认为欧美只有房子和车子,大陆人有了就赶上欧美了?扯远了。

7,银行对账 (用QuickBooks)

如果把客户的账单付了,应付账单中的余额就没有了。这些会计的账目就到总帐去了(General Ledger)。但有一个技巧的问题在QuickBooks中,就是一定要到banking去把收到的应收账款的支票再做一下“存入”(make deposit)总帐(General Ledger)才会有帐,否则你会头很大,搞不出原因为何做对账 (Bank Reconciliation) 时,数字出不来,就是这个原因。对账要到Banking部分(Banking Modual),Banking部分的主要功能是开支票(Write Checks)和对账。

选择对账(Reconcile)就可以开始了对账运作。通常在进入之前要填上一个当月的余额数字(Ending Balance),这个数字就是银行对账单上的余额数字。然后进入到对账的视窗,左边部分叫checks & payment (支出部分),右边叫做(Deposits)存入部分。你的银行对账单中每笔存入的数额都应该在QuickBooks中能看到,你要用鼠标 (mouse) 点击一下,这样就对起来了。统统都做完了以后,总的电脑的存款数字要和银行对账单上的数字一样。同样道理每一笔支出包括支票和网上付款也都要从支票和付出部分(Checks & Payments) 看到并消掉。消掉的过程即是用鼠标(Mouse)点击一下,剩下没有被点击的交易就是未进入交易(outstanding transactions),也就是讲,如果你电脑QuickBooks已开出了支票,但对方未到你的银行拿走,这些支票就叫(Outstanding checks),不太容易翻译。

如果你做的帐都对,在对账窗口右下部分的差别(Difference)就会是零(0),在这种情况下,就可以按下(Reconcile Now)的键,这样做有你标出的存入和支出就在当月对好了,从下月开始就不会出现在这个窗口了。这就叫对账。对帐时总会有差别,有差别不是坏事,它可以帮助你找出错误。对帐有一种功能较强迫对帐(Enter Adjustment)。一旦你用了它,差别就消失了,在总帐钟会出现一个科目叫做“对不出的差别” (Unreconciled Difference)。 在报表中这个错误时不应该存在的,应当把它至少调整成应该费用(Bank Charge)。

8. 报表中心 (Report Center)

报表中心对于公司会计经理是最重要的部分,因为财务报表都是从这个部分做出来的。比如资产负债表(Balance Sheet)和损益表(Profit & Losses)和现金流量表(Cash Flow)。另外曾经做过银行对帐的月表,总帐表(General Ledger), 应收帐款(Accounts Receivable Aging Report)和应付账款(Accounts Payable Aging Report)都是从此印出来的。

9. QuickBooks 和税表

我们很多会计师帮客户做帐也是用QuickBooks,当然如果做对了帐,也可以用这些数据来报税。报所得税。另外QuickBooks还有输出和输入的功能。可以将下一个Trail Balance直接输出然后入到会计师的报税软件中,事情会变得更简单。但在此注意,工资税的报表不在报表中心,而在员工中心(Employee Center)。所有季度和年度的报表941,DE91, DE9C, 940,1099等都是从员工中心印出来的。

 

钟子磊会计师事务所

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